Microsoft Indonesia resmi meluncurkan produk aplikasi pengolah dokumen versi terbaru, yakni Office 2016, untuk pasar Indonesia dengan harga 120 dollar AS untuk versi Home and Student dan versi Home and Business seharga 290 dollar AS. Tidak ketinggalan alternatif lain, yakni langganan tahunan melalui program Office 365 seharga 60 dollar AS untuk satu komputer dan satu sabak elektronik dan 80 dollar AS untuk lima komputer dan lima sabak elektronik.
Meliputi berbagai layanan seperti Word untuk dokumen teks, PowerPoint untuk presentasi, Excel untuk tabel dan kolom, Outlook untuk manajemen surel, dan OneNote untuk catatan singkat, Office 2016 merupakan pengembangan dari versi sebelumnya, yakni Office 2013.
Untuk memasarkan produk itu, yang dilakukan Microsoft Indonesia adalah survei kafe dan restoran. Bekerja sama dengan mitra di Open Rice Indonesia, situs panduan restoran, mereka mencari tempat yang dianggap nyaman untuk menghabiskan waktu sambil bekerja di ibu kota.
Beberapa parameter yang dipergunakan seperti suasana dan lokasi, ketersediaan daya serta colokan listrik, kualitas jaringan Wi-Fi, harga dan rasa makanan, serta kualitas pelayanan.
Survei tempat makanan merupakan ide yang ditawarkan Microsoft mengenai konsep ”bekerja” saat ini. Berdasarkan indeks gaya kerja baru di Indonesia, 67 dari 100 orang mulai terbiasa bekerja secara fleksibel dan produktif di mana saja dengan memanfaatkan teknologi.
Dengan kata lain, kafe dan restoran dianggap sebagai tempat yang ideal bagi seorang karyawan untuk tetap produktif asalkan memiliki perangkat dengan pasokan daya dan koneksi Wi-Fi untuk terhubung dengan internet.
Tanpa harus menembus kemacetan untuk menuju meja kantor, karyawan bisa tetap mengolah dokumen, menyodorkan revisi naskah, dan berkomunikasi dengan rekannya. Semua dilakukan dari meja kafe atau restoran dan karyawan tersebut tetap bisa bersua dengan teman atau menghabiskan waktu bersama keluarga.
Kolaborasi
Inilah konsep kolaborasi yang diusung Microsoft dalam Office 2016, tidak lagi seperti versi sebelumnya yang dioperasikan di luar jaringan (offline). Memanfaatkan komputasi awan, pengguna bisa mengakses dokumen tanpa peduli di mana dia berada. Dengan demikian, tidak ada lagi alasan produktivitas terganggu hanya karena file dokumen tertinggal di salah satu perangkat karena semua tinggal diakses asalkan terhubung dengan internet.
Hal itu sebetulnya sudah diperkenalkan sejak Microsoft memperkenalkan program Office365 yang bisa dinikmati secara berlangganan. Office365 mengandalkan komputasi awan untuk manajemen dokumen sehingga pengguna bisa mengerjakannya di mana pun. Dan, langkah tersebut diikuti oleh Office 2016 yang kini menjadi pengolah dokumen yang bekerja optimal melalui perangkat yang tersambung ke jaringan internet.
Fitur utama yang diandalkan untuk Office 2016 adalah ”Co-authoring” yang memungkinkan satu dokumen bisa disunting oleh beberapa pengguna sekaligus. Beberapa pengguna bisa mengakses dokumen yang sama dan menyuntingnya, perubahan yang dibuat akan tampil pada saat itu juga. Saat ini fitur tersebut baru tersedia untuk Word dan menyusul untuk aplikasi lainnya, seperti Excel atau PowerPoint.
”Kolaborasi seperti inilah yang kami dorong melalui fitur tersebut,” kata Business Group Head Microsoft Indonesia Lucky Gani di acara peluncuran Office 2016, Rabu (23/9).
Menurut Lucky, fitur ”Co-authoring” membuat seorang pengguna tetap bisa mengerjakan dokumen yang sama dengan rekannya tanpa harus berada di tempat yang sama. Koneksi internet dari Wi-Fi di kebanyakan resto sudah mencukupi untuk melaksanakan penyuntingan secara berbarengan tanpa menuntut perangkat dengan spesifikasi terkini atau yang tangguh.
Komunikasi pun didukung dengan fitur Skype yang terpasang di dalam aplikasi Office yang memungkinkan pengguna bercakap-cakap lewat suara, raut wajah, atau teks, berbagi gambar, tanpa harus berpindah dari dokumen yang dikerjakan. Fitur tersebut langsung bisa diakses di samping dokumen yang dikerjakan.
Hal serupa dengan fitur ”Smart Lookup” yang membuat pengguna bisa langsung mendapatkan informasi tambahan hanya dengan menandai kata atau frasa di dokumen dan hasil pencarian melalui mesin pencari Bing juga ditampilkan tepat di samping dokumen. Tidak perlu lagi hilir mudik berganti program.
Fitur yang cukup membantu pengguna dari berbagai latar belakang adalah ”Tell Me” berupa bilah pencarian yang memudahkan untuk mencari fungsi yang dibutuhkan tanpa harus mencari satu per satu. Untuk mengubah ukuran huruf, misalnya, tinggal mengetikkan ”font size” dan akan muncul hasil berupa pilihan untuk menggantinya saat itu juga. Menurut Lucky, pengguna yang berusia lanjut atau pengguna baru akan dimudahkan dengan fitur ini.
Selain untuk Word, beberapa fitur baru diperkenalkan seperti kemampuan untuk memvisualisasikan data lebih sederhana dari enam langkah menjadi dua langkah saja di Excel. Atau manajemen surel yang lebih baik di Outlook agar pengguna bisa mendapatkan surel yang paling relevan untuk mereka.
Pengalaman
Terdapat satu catatan dari fitur andalan Word di Office 2016, yakni hal yang serupa sebetulnya sudah ditemui di layanan lainnya. Sebut saja Google Docs yang sudah menerapkan fitur ”Co-authoring”, setiap dokumen bisa diatur untuk hanya bisa diakses sendiri atau bisa disunting orang lain. Fitur tersebut sudah diperkenalkan sejak 2013.
Begitu pula dengan fitur kolaborasi, beberapa layanan lain juga menawarkan satu dokumen untuk dikerjakan beberapa orang sekaligus memanfaatkan layanan komputasi awan. Beberapa nama seperti Editorially, Draft, atau Evernote yang menawarkan hal sama dengan tampilan minimalis sehingga perhatian pengguna tidak terpecah.
Menurut Lucky, satu hal yang membuatnya yakin bahwa produk dari Microsoft bakal bisa bersaing adalah pengalaman sama yang dirasakan sewaktu mengoperasikan Office 2016. Pengguna dari versi Office sebelumnya akan menemui tata letak dan penempatan ikon yang sama sehingga memudahkan mereka untuk segera mengolah dokumen.
Presiden Direktur Microsoft Indonesia Andreas Diantoro menyebut bahwa produk mereka terus tumbuh dengan 1,2 miliar pengguna di seluruh dunia. Begitu pula dengan produk Office365 yang sudah dipergunakan 9,2 juta orang hanya dalam waktu 18 bulan sejak diperkenalkan pertama kalinya dan tumbuh 30 persen dibanding tahun lalu.
”Semua kembali pada misi Microsoft untuk memberdayakan setiap orang untuk berbuat lebih dan mencapai hal yang lebih dengan melakukan segala hal di perangkat mereka di mana pun,” kata Andreas.
Office 2016 membawa pesan yang tegas dari Microsoft bahwa inilah gaya bekerja karyawan masa kini yang tidak lagi terkungkung di meja kantor. Mereka tetap bisa berkarya di mana pun, dengan perangkat apa pun, asalkan terhubung internet. Bekerja di luar kantor adalah keniscayaan.
(Didit Putra Erlangga Rahardjo)
Versi online artikel ini terbit di print.kompas.com edisi 25 September 2015, dengan judul “Office 2016, Membidik Produktivitas Karyawan yang Tak Mau Terkungkung Meja Kantor”
